Hlavní předností technologie je možnost předávat dokumenty elektronickou poštou místo tištěné a také jednoduchý vizuální návrh formulářů, který umožní odborníkům na svou oblast ale bez programátorských schopností aktivně se zapojovat do přípravy elektronických procesů.

Převod formulářů do elektronické podoby

Konzultanti naší společnosti mohou samostatně nebo ve spolupráci s vašimi odborníky navrhnout a připravit jednoduché formuláře jako přímou náhradu jednodušších papírových procesů. Mnoho procesů je tak jednoduchých, že jejich převod do podoby elektronických formulářů, které umožňují vizuálně příjemně a strukturovaně zachycovat myšlenky, lze realizovat v řádku jednotek dnů.Díky schopnosti elektronického formuláře vypadat jako jeho papírová předloha, lze mnoho podnikových agend bez dodatečných nákladů převést do podoby formulářů distribuovaných elektronicky.Úspory v času nebo v nákladech na tisk a papír jsou pro středně velkou organizaci významné.

Příprava elektronických procesů

Některé procesy jsou náročnější na přípravu elektronické podoby. Větší je potom také dosažená úspora. Příkladem mohou být složitější schvalovací procesy, kde je důležité pracovat s elektronickými podpisy a podporovat úrovně schvalování a schvalovací schémata.Takové formuláře lze využít například pro schvalování interních nákupů, lze je využít pro projektové složky a další dokumenty se složitější bezpečností a oběhovou logikou.Samotný proces je realizován elektronickou poštou (nebo alternativně např. USB diskem nebo jiným médiem přenosu souboru) a formulář řízení oběhu pomocí pošty aktivně podporuje (před-vyplnění emailu pro předání procesu do dalšího kroku atd.).

V detailu lze sběr výrobních dat chápat jako odhlašování zpětných hlášení operací ze zakázek, nebo zpětných hlášení dle pracovníků. Výsledkem jsou zmíněné výhody jako kontrola vytížení jednotlivých pracovníků a pracovišť, nebo dále například kontrola přítomnosti zaměstnanců na pracovišti a to pokud je systém používán i jako „Docházkový systém”.

To vše je implementováno pomocí intuitivního terminálu, které budou rozmístěny po výrobním úseku. Jejich robustnost a jednoduché ovládání jsou nadstandardem v elektronizaci toku výrobních dokladů. Ovládání terminálů je snadné a tedy dostupné všemu výrobnímu personálu i bez náročného zaškolení nebo přehnaných nároků na odbornost zaměstnance.

Přenos dat do SAP a zpět, je jednoduchý a automatický a systém je plně kompatibilní a certifikován spoleĿností SAP.

Jako all-in-one se často připravují tzv. „odvětvová řešení“, která jsou běžné ERP systémy SAP, ale přizpůsobeny na míru požadavkům konkrétního pole zájmu společnosti. Tak vznikla odvětvová řešení pro automobilový průmysl nebo pro farmaceutický průmysl nebo například i pro státní správu. Tato odvětvová řešení obvykle neobsahují všechny částí ERP systému, ale mají speciálně nastaveny jen ty, které jsou v daném oboru exponované (například modul MM pro automobilový průmysl atd.). To, ze některé moduly „chybí“, neznamená, že by je zákazník neobdržel jako součást dodávky, ale nejsou nijak nastaveny pro skutečné používání. K tomu, aby byly i tyto další moduly použitelné, je potřeba později investovat do jejich zprovoznění.

Tento proces může být poměrně finančně náročný, záleží především na množství specifik vaší firmy a množství nastavovaných modulů a procesů v SAP.

Finanční úspory lze dosáhnout využitím SAP “předkonfigurovaných řešení”, tzv. SAP All-in-one řešení. Jejich výhodou je, že zákazník se před zakoupením takového systému dozví seznam funkcí, které bude moci používat, a také fixní a konečnou cenu, za kterou mu bude SAP nainstalován. DalŠí výhodou je, že SAP All-in-one jsou nastavovány předem, bez časového tlaku a silami nejlepších odborníků a proto implmenentují postupy best-practice.

Moderní ERP systémy se kromě administrativy soustředí i na zpracování, resp. Podporu, neadministrativních částí práce.  Příkladem pro obor personalistiky (HR) je zpracování hodnocení zaměstnanců nebo příprava plánu jejich osobního rozvoje, příkladem například pro výrobu je plánování výroby, aby byly splněny nějaké dané požadavky. Jedná se o úkony, které nesouvisí jen se zadáváním dat (opisování čísla občanky), ale které vytvářejí nějaké nové informace a hodnoty pro firmu.

Jaké benefity KCT Manipulace skladů přináší?

• Všechny nástroje pro rutinní práci se skladovými zásobami získáte na jednom formuláři (nebo více, dle vaší poptávky na rozsah systému)
• Zpracování procesu ve formuláři umožňuje odbourat náklady na náročná školení operátorů pro systém SAP, umožňuje rychlou orientaci nováčků pomocí intuitivního vzhledu a funkce formuláře
• Přizpůsobení formulářového řešení pro váš konkrétní business umožňuje zvýšit efektivitu vřadu desítek procent, stejná úprava vsamotném systému SAP by byla zcela nerentabilní (například pokud používáte jen část standardní funkčnosti SAP)
• Vzhled nabízeného formuláře je stejný za všech okolností (tedy na obrazovce, při odeslání i při tisku), tato vlastnost také umožňuje pohodlný tisk vizuálně zajímavých a přehledných výpisů dle vaší aktuální potřeby, náklady na změny vzhledu jsou finančně nenáročné
• Vedení dokladů elektronicky vám umožňuje bez dodatečných nákladů odesílat doklady partnerům vpodobě formulářů PDF
• Formuláře PDF lze snadno archivovat a velmi dobře varchivu vyhledávat
• Až se vám pilotní aplikace osvědčí vprovozu, je možné snadno převádět další papírové agendy nebo agendy nevhodně řešené informačním systémem převést také do formulářové podoby

Případně obchodního ředitele KCT Data přímo – pan Vít Paulíček

Znalostní báze také umožňuje plynule zvyšovat standard práce celé firmy tím, že standardem je díky zaškolení a řízení změn vše, co bylo do báze začleněno. Rozšiřováním báze znalostí se tedy rozšiřuje nepodkročitelný standard procesů a činností ve firmě.

Na základě těchto znalostí připravila společnost KCT Data službu přípravy znalostní báze. Ta zahrnuje následující činnosti:

• Identifikace částí procesů, kde je možno dosáhnout pomocí pokrytí znalostmi dosáhnout rychlých zlepšení („quick-wins”) - vpřípravné části se konzultanti seznamují se specifiky procesů zákazníka a na základě zkušeností a rychlé procesní analýzy identifikují místa, kde je vhodné spřípravou znalostí začít. Jedná se především o místa, kde probíhá největší tok hodnot nebo jsou zapojeny největší počty uživatelů
• Spolupráce a podpora pro klíčové uživatele procesů a systému, aby mohli začít aktivně vytvářet znalostní bázi – Výsledkem spolupráce konzultantů a super-uživatelů by měl být popis všech klíčových agend, které je třeba dokumentovat pro využití vadaptačním procesu, ve školení nebo jako podklady pro rozvoj.
• Výsledkem služby jsou vytvořené školící, adaptační nebo jiné dokumentační materiály do báze znalostí a mohou být na základě poptávky zákazníka také předloženy konkrétní návrhy na úpravu procesů nebo informačního systému tak, aby dle zkušenosti našich konzultantů probíhaly efektivněji.

Primárním nástrojem tvorby znalostí je nástroj Datango Knowledge Suite, jehož výstupem může být dle vašich požadavků tištěná nebo elektronická dokumentace ve formátech běžných kancelářských souborů nebo interaktivních elektronických kurzů a školení.

Samozřejmou součástí řešení je, že budete texty dokladů, které si budete přát zpracovávat do formulářů do vhodného prostředí transakce a že jako součást textů budete moci používat datové položky uložené pro doklady v systému SAP.

Nástroj tiskových formulářů vám umožní připravovat všechny obchodní doklady automaticky v systému SAP na základě dat v něm uložených a tisknout v graficky atraktivní podobě nebo rozesílat materiály jako soubory typu PDF. Výhodou souborů typu PDF je, že nástroj pro jejich prohlížení Adobe Reader je nainstalován bezmála na 95% všech světových počítačů a je k dispozici zdarma.

Technologie Adobe formulářů pro SAP je také velmi flexibilní a umožní vám snadno provádět drobné změny na již používaných dokladech. Tuto technologii již nyní využívají pro tisk dokladů mnohé přední světové finanční ústavy pro tisk známých výpisů z bankovních účtů nebo pro přípravu obchodních smluv.

Vyskytne-li se u zaměstnance nesrovnalost (neodpíchnuto), je v reportu zvýrazněna a zaměstnanec má možnost žádat svého nadřízeného o opravný zásah. Produkt Docházkový systém umožňuje napojení na biometrické čtečky použité při jednoznačné identifikaci zaměstnance při příchodu a odchodu a lze ho napojit na libovolné metody ověření příchodu/odchodu zaměstnanců.

Manažerský pohled

Manažer má k dispozici celkový přehled o všech svých zaměstnancích s možností data upravit a uložit do systému mySAP ERP. V systému docházka schvaluje příchody/odchody a žádosti o nepřítomnost. Může jedním výběrem označit všechny záznamy na obrazovce a uložit jako odsouhlasené. Manažer má právo nařídit nepřítomnosti (dovolenou, školení, služební cestu apod.). Kategorizace nepřítomností lze dále rozšiřovat.

Zaměstnanecký pohled

Zaměstnanecký pohled je shodný s detailním pohledem manažera s tím rozdílem, že zaměstnanec nemá možnost měnit zobrazená data, může je pouze ověřit (příchod/odchod). Data příchodů/odchodů podléhají schvalování přímým nadřízeným. Schválení příchodů/odchodů si může zaměstnanec ověřit v přehledové sestavě.Produkt Docházkový systém výrazně zefektivňuje možnosti podávání žádostí o nepřítomnost (dovolené, nemoc…). Zaměstnanec má po ověření možnost vyplnit elektronickou žádost o nepřítomnost, následně je žádost automaticky zpracovávána nadřízeným dle organizačního schématu firmy. Přehledová sestava zobrazuje souhrnný stav všech žádostí o nepřítomnost pro daného zaměstnance.

Zaměstnanec má také možnost opravného zásahu (smazání) u dovolených v případě, že daná dovolená není v minulosti. Pokud chce zaměstnanec zrušit již schválenou dovolenou, podléhá tato žádost schválení nadřízeným manažerem.

Plán pracovní doby / skutečná přítomnost

V systému mySAP ERP HR je definován plán pracovní doby. Plán pracovní doby je porovnáván se skutečně odpracovaným časem. Z těchto dat je generován manažerský pohled všech podřízených.

Základní informace

• žádost o nepřítomnost, schválení žádosti o nepřítomnost, nařízení nepřítomnosti
• zobrazení manažerských sestav celkových přehledů nepřítomnosti
• manažerský pohled schvalování docházky
• manažerský přehled aktuální přítomnosti
• manažerský přehled nesrovnalostí nepřítomnosti vůči aktuální přítomnosti
• manažerský přehled plánu pracovní doby a skutečně odpracované doby zaměstnance
• zaměstnanecký přehled vlastních nepřítomností
• automatické odesílání emailů nedostavení se na pracoviště, neschválení docházky podřízených
• odesílání informativních emailů zamítnutí/schválení žádosti o nepřítomnost
• zpřístupnění vlastních docházkových dat zaměstnanci
• data o oprávnění osob k přístupu na pracoviště
• data o skutečných příchodech a odchodech
• jednoznačná identifikace zaměstnanců s využitím biometriky
• on line spolupráce v prostředí SAP NetWeaver Portal/mySAP ERP HR

Systémové požadavky

Produkt Docházkový systém lze začlenit do SAP NetWeaver Portal a využít jeho možností zabezpečení a správy přístupových práv. Nutné požadavky jsou:

• SAP NetWeaver Portal 6.0 (sp7 a vyšší)
• doporučený prohlížeč: Microsoft Internet Explorer 5.5 a vyšší.

Produkt lze též provozovat jako webovou službu se zpracováním výstupů v další aplikaci.

Popis produktu

Proces zpracování korespondence je zahájen příjmem emailu, faxu nebo založením skenovaného dokumentu. Následně dochází ke klasifikaci, filtraci a zatřídění dokumentu. Kompetentní zaměstnanec rozhoduje, zda bude dokument zpracován jako objednávka, nabídka dodavatele, faktura, zakázka apod. Dokumentu je po klasifikaci odeslán do inboxu konkrétního zaměstnance zpracovávajícího tento typ dokumentace. Tato osoba vytvoří v prostředí systému mySAP ERP odpovídající doklad (zakázku, fakturu apod.). Vytvořený nový doklad (dokument) je automaticky propojen s došlým dokumentem. Proces zpracování probíhá obvykle ve shodném schématu, při kterém vznikají  data v systému mySAP ERP. Pokud jsou v systému data již vytvořena, například informace o dodavateli/odběrateli, jsou automaticky nabízena ve fázi zpracování, což výrazně ovlivní dobu a složitost zpracování. Po zpracování nebo i v jeho průběhu je možné vytvářet report o aktuálním stavu procesu. K dispozici je  řada výpisů, například seznam všech dokumentů informačního systému SAP, které nejsou zpracovány. Tyto reporty poskytují také dodatečnou možnost opravit případné nestandardní situace, které proces nezpracoval správně. Výpis nepropojených dokumentů by proto měl být pravidelně kontrolován.

Požadavek na zpracování jedné položky se může objevit několika uživatelům současně, dle definovaného procesu. Jakmile jeden z řešitelů požadavek zpracuje, je odstraněn ze zásoby práce všem nominovaným řešitelům. Systém zajistí, aby položka nebyla zpracovávána více než jedním uživatelem současně.

O způsobu zpracování dokumentů se rozhoduje při jejich klasifikaci. V produktu Kniha došlé pošty lze definovat povinné atributy nutné při vytváření klasifikace. Ve standardním provedení jsou povinné tyto atributy:

• Typ dokumentu
• Společnost (DE, CZ, …)
• Zákazník (u zakázky) nebo dodavatel (u faktury)
• Reference zákazník/dodavatel (u zakázky)

Základní informace

• Evidence došlé pošty
• Klasifikace dokumentu
• Založení dokladu o došlém dokumentu
• Reporting stavu procesu zpracování
• Automatizovaný postup přijetí až po vyřízení došlé pošty
• Výrazné zkrácení času předání ke zpracování kompetentnímu oddělení
• Automatizované propojení na data systému mySAP ERP
• Automatizované zavádění dat při zpracování do systému mySAP ERP

Systémové požadavky

Produkt Kniha došlé pošty vyžaduje pro provoz:

• SAP XI
• SAP-R/3 4.6 a vyšší

Tento nástroj nahrazuje celou řadu nesourodých jednostranně orientovaných standardních reportů, které řeší některé typické úlohy, se kterými se setkáváte.

Finanční pohled

• ocenění zásob až na úroveň jednotlivých skladů, a to i pro zásoby, které nejsou standardně oceněné např.: neoceněné zvláštní zásoby, vnitro podnikové pohyby atd.
• informace o rozdílech v účtování mezi moduly MM a FI
• sofistikovaný nástroj pro finanční uzávěrky

Logistický pohled

• přehledy skladových zásob (zkrácení doby tvorby přehledů až o 50%)
• přesná identifikace kdy, kde, jaká  a v jakém množství a hodnotě se zásoba nachází (vlastní vizualizace meziskladových zásob)  
• nástroj pro podporu inventur (provádění i dokládání) a auditů

4 základní typy přehledů Monitoru zásob

• přehled zásob
• vyhodnocení pohybů
• ležáky
• obrátka

Základní rysy Monitoru zásob

• využití vlastní databáze pro efektivní  zpracování dat
• vlastní možnost parametrizace vstupů a nastavení funkčností jednotlivých reportů
• vysoká míra variability a detailnosti výstupů
• dodatečné zpracování předem vytvořených dat pomocí funkce „offline běh”

Integrace

Elektronické záznamy obsahují elektronické dokumenty a datové záznamy (byznys objekty, aplikace) a tyto záznamy mohou být integrovány z různých modulů SAP, ale i jiných systémů.

Klasifikace dokumentů

Klasifikace dokumentů v RM probíhá prostřednictvím atributů (druh dokumentu…), které jsou předmětem customizingu, podle nich lze dokumenty vyhledávat. Dokumenty se pak zakládají do spisů.

Vyhledávání

Vyhledávání v RM probíhá jednak v rámci jednotlivých prvků (např. vyhledávání v došlé poště, v odchozí poště), nebo pomocí tzv. lokátorů lze vyhledávat napříč těmito prvky (vyhledání dokumentu bez ohledu na jeho příslušnost k druhu prvku – došlá pošta, odchozí pošta atd.). Vyhledávání lze omezit podle atributů (efektivnější a práce s výstupním seznamem je přehlednější). Pro fulltextové vyhledávání se využívá TREX.

Workflow

Nad událostmi dokumentu (vytvořen, uzavřen atd.) lze definovat v podstatě jakékoliv standardní workflow SAP. To lze napojit i na změnu statusu dokumentu.

Nad to je v RM k dispozici ad-hoc workflow pomocí kterého uživatel definuje jednoduchý proces – určí sled uživatelů, kteří se mají dokumentem zabývat a činnost, kterou mají s dokumentem provést. Cestu procesu lze ukončit, aniž by doběhla do konce, lze ji také dynamicky měnit ještě v rámci jejího běhu (přidávat další uživatele atd.)

Použití pro oblast personalistiky

• Kompletní personální spis zaměstnance v elektronické formě. Dokumenty, záznamy z infotypů  i jiných business objektů např. foto, životopis, pracovní smlouva a přílohy, doklady o vzdělání, výkazy, služební cesty, výplatní pásky, protokoly o zápůjčkách a další dokumenty.
• Možnosti sledování workflow na schvalování docházky, dovolených, služebních cest, školení, změny personálních údajů, žádosti na zvýšení patu nebo organizační změny a dalších workflow specifických pro zákazníka
• Přehledné uživatelské rozhraní, snadné vyhledávání, práce se záznamy ve spisu i jejich archivace.

Základní informace

• Integrace existujících úložišť dokumentů
• Centrální místo přístupu k dokumentům i aplikacím
• Otevřené pro SAP i non-SAP aplikace
• Zabezpečení dat
• Práce se standardním workflow i tvorba vlastních ad-hoc workflow
• Kompletní podpora životního cyklu dokumentu
• Sjednocení a vyšší transparentnost procesů
• Zvýšení efektivity a dostupnosti práce s dokumenty a záznamy
• Vhodné využití např. jako centrální úložiště všech záznamů k zaměstnanci

Základní funkcionalita:

• zobrazení plánovaných a výrobních zakázek ve zvoleném období a na určité produkty výroby
• zobrazení vytížení výrobních kapacit pracovišť, které tyto zakázky obsahují
• přeplánování jednotlivých zakázek pomocí metody drag & drop
• hromadné přeplánování vybraných zakázek
• možnost optimalizovat plánování zakázek

 Hlavní přednosti  KCT PLAK�?Tu:

• přehledné zobrazení všech důležitých dat na jedné obrazovce
• zobrazení procentuálního vytížení kapacit jednotlivých pracovišť
• individuální termínování plánovaných zakázek
• přehled o volně použitelné zásobě komponent a výrobků
• sledování zatížení každého pracoviště
• výběr nejvhodnější výrobní varianty pomocí metody drag & drop
• plná kompatibilita se standardním automatickým plánováním MRP
• jednoduché interaktivní ovládání
• plánování s rozpadem kusovníků na úroveň polotovarů
• součást KCT Fabrika – odvětvového řešení z dílny KCT Data.