Digitální archivace a administrace umožňuje nejen automatické ukládání spisů, pohodlné vyhledávání a rychlý online přístup k datům a dokumentům, ale také podporuje a optimalizuje procesy personální administrace .

SAP Records Management je standardní nástroj pro správu spisů, záznamů. V jednom záznamu jsou organizovány do hierarchické struktury všechny informační objekty obchodních transakcí. Je zjištěn bezpečný přístup k archivovaným dokumentům. Lze využít šablony pro zakládání dokumentů. Do záznamu lze přidat internetové i intranetové stránky, ale i SAP objektové elementy: Business Objekty, transakce, HR infotypy a reporty. Z rekordu lze spustit předdefinované workflow. Uživatel může definovat také ad-hoc workflow, kterým vytváří úkoly dalším uživatelům. Tyto procesy jsou zaznamenány a mohou být trasovány ze záznamu.

Integrace

Elektronické záznamy obsahují elektronické dokumenty a datové záznamy (byznys objekty, aplikace) a tyto záznamy mohou být integrovány z různých modulů SAP, ale i jiných systémů.

Klasifikace dokumentů

Klasifikace dokumentů v RM probíhá prostřednictvím atributů (druh dokumentu…), které jsou předmětem customizingu, podle nich lze dokumenty vyhledávat. Dokumenty se pak zakládají do spisů.

Vyhledávání

Vyhledávání v RM probíhá jednak v rámci jednotlivých prvků (např. vyhledávání v došlé poště, v odchozí poště), nebo pomocí tzv. lokátorů lze vyhledávat napříč těmito prvky (vyhledání dokumentu bez ohledu na jeho příslušnost k druhu prvku – došlá pošta, odchozí pošta atd.). Vyhledávání lze omezit podle atributů (efektivnější a práce s výstupním seznamem je přehlednější). Pro fulltextové vyhledávání se využívá TREX.

Workflow

Nad událostmi dokumentu (vytvořen, uzavřen atd.) lze definovat v podstatě jakékoliv standardní workflow SAP. To lze napojit i na změnu statusu dokumentu.

Nad to je v RM k dispozici ad-hoc workflow pomocí kterého uživatel definuje jednoduchý proces – určí sled uživatelů, kteří se mají dokumentem zabývat a činnost, kterou mají s dokumentem provést. Cestu procesu lze ukončit, aniž by doběhla do konce, lze ji také dynamicky měnit ještě v rámci jejího běhu (přidávat další uživatele atd.)

Použití pro oblast personalistiky

• Kompletní personální spis zaměstnance v elektronické formě. Dokumenty, záznamy z infotypů  i jiných business objektů např. foto, životopis, pracovní smlouva a přílohy, doklady o vzdělání, výkazy, služební cesty, výplatní pásky, protokoly o zápůjčkách a další dokumenty.
• Možnosti sledování workflow na schvalování docházky, dovolených, služebních cest, školení, změny personálních údajů, žádosti na zvýšení patu nebo organizační změny a dalších workflow specifických pro zákazníka
• Přehledné uživatelské rozhraní, snadné vyhledávání, práce se záznamy ve spisu i jejich archivace.

Základní informace

• Integrace existujících úložišť dokumentů
• Centrální místo přístupu k dokumentům i aplikacím
• Otevřené pro SAP i non-SAP aplikace
• Zabezpečení dat
• Práce se standardním workflow i tvorba vlastních ad-hoc workflow
• Kompletní podpora životního cyklu dokumentu
• Sjednocení a vyšší transparentnost procesů
• Zvýšení efektivity a dostupnosti práce s dokumenty a záznamy
• Vhodné využití např. jako centrální úložiště všech záznamů k zaměstnanci