Kniha došlé pošty je soubor nástrojů využívajících systém mySAP ERP. Je určen ke zpracování došlé pošty, její roztřídění a vyřazení SPAM, kategorizaci a startu zpracování dokumentace v systému mySAP ERP.

Kniha došlé pošty je primárně určena pro zpracování dokumentů doručených na podatelnu. Její hlavní výhodou je přímé napojení na obchodní a další klíčové moduly mySAP ERP. Díky této integraci poskytuje Kniha došlé pošty výrazně rychlejší doručení informací k řešiteli, čímž zkracuje dobu vyřešení obchodní korespondence.

Popis produktu

Proces zpracování korespondence je zahájen příjmem emailu, faxu nebo založením skenovaného dokumentu. Následně dochází ke klasifikaci, filtraci a zatřídění dokumentu. Kompetentní zaměstnanec rozhoduje, zda bude dokument zpracován jako objednávka, nabídka dodavatele, faktura, zakázka apod. Dokumentu je po klasifikaci odeslán do inboxu konkrétního zaměstnance zpracovávajícího tento typ dokumentace. Tato osoba vytvoří v prostředí systému mySAP ERP odpovídající doklad (zakázku, fakturu apod.). Vytvořený nový doklad (dokument) je automaticky propojen s došlým dokumentem. Proces zpracování probíhá obvykle ve shodném schématu, při kterém vznikají  data v systému mySAP ERP. Pokud jsou v systému data již vytvořena, například informace o dodavateli/odběrateli, jsou automaticky nabízena ve fázi zpracování, což výrazně ovlivní dobu a složitost zpracování. Po zpracování nebo i v jeho průběhu je možné vytvářet report o aktuálním stavu procesu. K dispozici je  řada výpisů, například seznam všech dokumentů informačního systému SAP, které nejsou zpracovány. Tyto reporty poskytují také dodatečnou možnost opravit případné nestandardní situace, které proces nezpracoval správně. Výpis nepropojených dokumentů by proto měl být pravidelně kontrolován.

Požadavek na zpracování jedné položky se může objevit několika uživatelům současně, dle definovaného procesu. Jakmile jeden z řešitelů požadavek zpracuje, je odstraněn ze zásoby práce všem nominovaným řešitelům. Systém zajistí, aby položka nebyla zpracovávána více než jedním uživatelem současně.

O způsobu zpracování dokumentů se rozhoduje při jejich klasifikaci. V produktu Kniha došlé pošty lze definovat povinné atributy nutné při vytváření klasifikace. Ve standardním provedení jsou povinné tyto atributy:

• Typ dokumentu
• Společnost (DE, CZ, …)
• Zákazník (u zakázky) nebo dodavatel (u faktury)
• Reference zákazník/dodavatel (u zakázky)

Základní informace

• Evidence došlé pošty
• Klasifikace dokumentu
• Založení dokladu o došlém dokumentu
• Reporting stavu procesu zpracování
• Automatizovaný postup přijetí až po vyřízení došlé pošty
• Výrazné zkrácení času předání ke zpracování kompetentnímu oddělení
• Automatizované propojení na data systému mySAP ERP
• Automatizované zavádění dat při zpracování do systému mySAP ERP

Systémové požadavky

Produkt Kniha došlé pošty vyžaduje pro provoz:

• SAP XI
• SAP-R/3 4.6 a vyšší